Segnalazioni di illeciti nell’attività lavorativa, webinar sulle nuove regole

Le imprese hanno tempo fino al 15 luglio per adeguarsi al decreto che, in attuazione di una Direttiva UE, “protegge” le persone che segnalano violazioni di norme in contesto lavorativo pubblico o privato. Unica eccezione: i soggetti privati fino a 249 dipendenti, che avranno l’obbligo di istituire il canale di segnalazione interna entro il 17 dicembre 2023.

La normativa si riferisce al fenomeno del whistleblowing, termine che indica, appunto, la procedura di segnalazione di illecito ovvero violazione di normative italiane o dell’Unione Europea, che potrebbero sfociare in un reato, dei quali sia venuto a conoscenza un soggetto durante lo svolgimento dell’attività lavorativa (es. violazione delle norme sulla sicurezza nei luoghi di lavoro).

Su questo tema, Confcommercio Umbria organizza un webinar informativo per martedì 11 luglio, alle ore 14:30, con l’avvocato Daniele Moretti che farà un intervento tecnico (circa 40 minuti) e risponderà alle domande dei partecipanti.

IL PROGRAMMA DEL WEBINAR

• Il d.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 e i nuovi adempimenti per le imprese in tema di whistlblowing
• Whistleblowing e GDPR: gli impatti organizzativi e operativi nell’implementazione del sistema whistleblowing
• La responsabilità del datore di lavoro per l’impropria gestione del whistleblowing. Conseguenze e sanzioni
• Requisiti del canale di segnalazione interno: come orientarsi.

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Cosa è il whistleblowing
Il Whistleblowing è un fondamentale strumento di compliance aziendale, tramite il quale un dipendente oppure terze parti (per esempio un fornitore o un cliente) di un’azienda possono segnalare, in modo riservato e protetto, eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività.
Con l’approvazione del decreto legislativo si allarga in maniera significativa il perimetro sia soggettivo che oggettivo di applicazione di quell’apparato di norme che ha come scopo quello di tutelare gli “spifferatori”.
Lo spifferatore ha ora tre diversi canali di segnalazione: interno, esterno, tramite divulgazione pubblica.
La principale garanzia che i tre canali devono dare è quella della riservatezza (diversa dall’anonimato) di chi vuole segnalare un illecito senza essere discriminato.
Non parliamo solo di lavoratori: tra i protetti ci sono ora anche i collaboratori, tirocinanti e anche i facilitatori e i familiari.

I nuovi obbligati a istituire un sistema di segnalazione interna
La platea dei nuovi obbligati è ora amplissima: Tutte le Pubbliche Amministrazioni, gli enti pubblici economici ma, soprattutto, sono obbligati anche i soggetti privati che nell’ultimo anno hanno impiegato una media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato.

Cosa devono fare le imprese per adeguarsi
È necessario che le aziende predispongano un piano di azione che tenga insieme aspetti diversi, dalla predisposizione di canali di segnalazione adeguati e tecnologicamente affidabili, alla formazione interna dei dipendenti ed esterna degli altri stakeholder sull’utilizzo dello strumento, ma anche la formazione specifica di chi riceve le segnalazioni e l’approvazione di procedure efficaci.

Tra i tanti adempimenti quindi l’azienda dovrà

• Istituire il canale di segnalazione interna, sentiti i sindacati, e prevedere adeguate modalità di tutela del segnalante, della riservatezza sua come della persona coinvolta anche con ricorso a strumenti di crittografia
• Definire la governance del processo di gestione delle segnalazioni (formare il personale addetto, predisporre la documentazione, etc)
• Individuare il gestore del canale di segnalazione (interno – persona o ufficio- o anche esterno)
• Informare il personale sulle modalità di segnalazione e sulle conseguenze
• Aggiornare il codice disciplinare
• Aggiornare l’analisi dei rischi privacy e le informative che per esempio consentano di gestire anche segnalazioni pervenute mediante canali distinti da quello scritto e informatizzato (linee telefoniche, sistemi di messaggistica vocale, incontri diretti).

Sanzioni per chi non si adegua
I tre canali di segnalazione sono in verità una scala che il segnalatore deve seguire.
Le 3 tipologie di segnalazione devono necessariamente essere utilizzate in modo progressivo e sussidiario, nel senso che il segnalante può effettuare una segnalazione esterna solo se non ha potuto effettuare una segnalazione interna o se questa non ha avuto esito e una divulgazione pubblica solo dopo aver effettuato una segnalazione interna e/o esterna senza esito.

L’Anac nel momento in cui recepisce la segnalazione esterna e verifica che non sono stati istituiti canali di segnalazione o che l’adozione di tali procedure non è conforme a quelle fissate dal D.lgs. 24/2023 oppure che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute, può disporre una sanzione da 10.000 a 50.000 euro.